バーチャルイベントを開催したいけれど、「どんな準備が必要かわからない」「費用がどれくらいかかるのか不明」「他社の成功事例を参考にしたい」といった疑問を抱えていませんか。適切な知識と手順を身につければ、コストを抑えながら効果的な集客が実現でき、参加者データの活用によってビジネス成果を最大化できます。
この記事では、バーチャルイベントの基本概念から具体的な開催方法、必要な費用、おすすめプラットフォーム、そして実際の企業事例まで詳しく解説します。この記事を読んで、自社に最適なバーチャルイベント戦略を構築し、成功への第一歩を踏み出しましょう。
【この記事のまとめ】
- バーチャルイベントは仮想空間上で実施するイベント
- 営業、採用、社内イベントなど様々で目的で利用可能
- 参加者は環境さえあればどこからでも参加できる
- 会場費がかからないのでコスト削減メリットが大きい
- 企画から運営まで、数十万円程度から開催することも可能
バーチャルイベントとは
バーチャルイベントは、インターネット上の仮想空間で開催されるイベントの総称です。参加者は自宅やオフィスなどの任意の場所からパソコンやスマートフォンを通じてアクセスでき、リアルタイムでコミュニケーションを取ることが可能となります。
従来のオンラインイベントとの大きな違いは、3Dグラフィックスやアバター機能を活用した「体験型」の要素にあります。まるでゲームのような感覚で、参加者同士が自然な交流を楽しめるのが特徴的です。
具体的には展示会ブースを模した仮想空間での商品紹介や、アバターを使った懇親会、VR技術を取り入れたプレゼンテーションなどが挙げられます。
企業がバーチャルイベントを開催するメリット
デジタル技術の進歩により、従来のリアルイベントでは実現困難だった多くの利点を企業は享受できるようになりました。特に注目すべきは、コスト効率性と参加者の利便性向上です。
以下、具体的なメリットを詳しく見ていきましょう。
費用や時間を削減できる
リアルイベントと比較して、大幅なコスト削減が期待できます。会場レンタル料や設営費、スタッフの交通費、宿泊費といった物理的な費用が不要になるためです。
例えば、東京で開催する展示会の場合、会場費だけで数百万円を要することも珍しくありません。しかしバーチャル開催なら、これらの費用がかからず、プラットフォーム利用料などが主なコストとなるため、総費用を抑えやすいのです。
また、準備期間についても短縮できる可能性があります。物理的な搬入・搬出作業がなく、デジタルコンテンツの準備に集中できるため、企画から開催まで1〜2ヶ月程度での実現も可能です。
場所を問わず集客できる
地理的制約から解放されることで、従来では参加が困難だった遠方の顧客層にもリーチできます。海外在住者や地方在住者も気軽に参加でき、潜在顧客の拡大につながるでしょう。
移動時間や交通費を考慮する必要がないため、参加へのハードルが大幅に下がります。「ちょっと覗いてみよう」という軽い気持ちでの参加も期待できま す。
さらに時差を活用すれば、24時間体制でのグローバル展開も夢ではありません。アジア・欧米・日本の時間帯に合わせたセッションを組み合わせることで、世界規模での集客が実現します。
参加者データを取得しやすい
デジタルプラットフォームの特性を活かし、参加者の行動データを詳細に収集・分析できます。どのセッションに何分滞在したか、どの資料をダウンロードしたかといった情報が自動的に蓄積されるのです。
これらのデータは営業活動やマーケティング施策の精度向上に直結します。興味関心の高い見込み客を特定し、個別にアプローチすることが可能となるでしょう。
リアルイベントでは把握困難な「参加者の関心度」も数値化できます。チャット参加回数や質問内容から、各参加者のエンゲージメントレベルを測定し、フォローアップの優先順位付けに活用できるのです。
バーチャルイベントのデメリット
バーチャルイベントには多くのメリットがある一方で、デジタル特有の課題も存在します。特に技術的な制約や参加者の心理的要因によって、期待した効果を得られない場合もあるでしょう。
事前にリスクを把握し、適切な対策を講じることが成功の鍵となります。
通信環境に左右される
参加者のインターネット環境によって、イベント体験に大きな差が生じてしまいます。回線速度が遅い場合、音声や映像の途切れが発生し、内容を正確に伝えられないリスクがあるのです。
特に地方や海外からの参加者では、通信インフラの制約により「せっかく参加したのに内容が聞き取れない」といった問題が起こりがちでしょう。
また、同時接続者数が増加すると、プラットフォーム側のサーバー負荷も懸念材料となります。配信品質の低下や接続エラーが頻発すれば、参加者の満足度は著しく低下してしまうのです。事前の負荷テストやバックアップ回線の準備が欠かせません。
参加者の離脱が容易
バーチャルイベントは物理的な制約がないため、参加者は気軽に途中退出できてしまいます。リアルイベントでは「せっかく会場まで来たから最後まで聞こう」という心理が働きますが、バーチャルでは一瞬で離脱可能なのです。
自宅やオフィスからの参加では、電話対応や来客といった外的要因による中断も頻繁に発生します。「ながら参加」になりやすく、集中力の維持が困難となるでしょう。
さらに、画面越しの情報だけでは飽きやすく、興味を引き続けるためのコンテンツ設計が重要になります。冗長な説明や単調なプレゼンテーションは、即座に離脱を招く要因となってしまうのです。
一体感が生まれにくい
実際にその空間に物理的にいるわけではないので、他の誰かと同じ空間を共有する感覚が薄く、参加者同士の連帯感や盛り上がりを演出することが困難です。リアルイベント特有の「その場にいる」という特別感を再現するのは、現在の技術では限界があるでしょう。
休憩時間での自然な雑談や、偶発的な出会いといった「セレンディピティ」も生まれにくくなります。これらの要素は、しばしばビジネス上の重要な関係構築につながるため、大きな損失となる可能性があるのです。
また、講演者と参加者の距離感も課題となります。画面越しでは表情や反応が読み取りにくく、双方向のコミュニケーションが制限されがちです。結果として、一方通行の情報伝達に終始してしまうケースも少なくありません。
バーチャルイベントの主な種類
バーチャルイベントは目的や規模によって、さまざまな形式に分類されます。それぞれ異なる特性を持ち、適用できるビジネスシーンも多様です。
以下、代表的な4つの種類について詳しく解説していきましょう。
ウェビナー・セミナー型
最も導入しやすく、多くの企業が採用している形式です。講師が画面共有やプレゼンテーション資料を用いて一方向的に情報を伝達し、チャット機能やQ&A機能で参加者との双方向コミュニケーションを図ります。
ZoomウェビナーやMicrosoft Teamsライブイベントといった既存ツールを活用すれば、比較的簡単に開催可能です。コストパフォーマンスに優れ、数十名から数千名規模まで対応できる柔軟性が魅力です。
特に製品説明会や技術セミナー、業界レポートの発表などに適しています。録画機能を活用すれば、アーカイブ配信による二次利用も可能となるのです。参加者は都合の良い時間に視聴でき、企業側も長期的なコンテンツ資産を構築できます。
展示会・カンファレンス型
仮想的な展示ブースや会議室を設置し、リアルな展示会の雰囲気を再現する大規模イベント形式です。3Dグラフィックスを駆使した没入感のある空間で、参加者は自由に会場内を移動できます。
各ブースでは商品紹介動画の再生や資料ダウンロード、担当者とのライブチャットなど多様な機能を提供。まさに「デジタル上の展示会場」といった体験を提供できるでしょう。
EventIn（イベントイン）やRemoといった専門プラットフォームを活用すれば、本格的な仮想展示会を構築可能です。BtoB企業の新製品発表や業界団体のカンファレンスなど、ブランディング要素が重要なイベントに最適な選択肢となります。
ライブ・エンタメ型
エンターテインメント性を重視した、参加者の体験価値を最大化する形式です。ライブ配信と双方向コミュニケーションを組み合わせ、リアルタイムでの盛り上がりを演出します。
音楽ライブやトークショー、ゲーム大会といったコンテンツが代表例でしょう。チャット機能での応援コメントやバーチャルギフト機能など、参加者のエンゲージメントを高める仕掛けが充実しています。
YouTube LiveやTwitchといったプラットフォームから、VRChatのような仮想空間まで選択肢は豊富です。若年層をターゲットとした商品・サービスのプロモーションや、ファンコミュニティの活性化に威力を発揮します。従来では接点を持てなかった顧客層にもリーチできるのが大きな強みです。
社内イベント・交流会型
組織内のコミュニケーション活性化や情報共有を目的とした内部向けイベントです。全社会議や研修、懇親会といった用途で活用され、特にリモートワーク環境下での組織結束力向上に重要な役割を果たします。
バーチャル背景やアバター機能を活用すれば、リラックスした雰囲気での交流が可能となるでしょう。地理的に分散した組織でも、一体感のあるイベントを実現できます。
Slack HuddlesやGatherのような日常的なコミュニケーションツールから、oViceやSpatialChatといった仮想オフィス系ツールまで多彩な選択肢があります。定期的な開催により、組織文化の醸成やナレッジ共有の促進といった副次的効果も期待できるのです。
企業のバーチャルイベント事例5選
実際に多くの企業がバーチャルイベントを活用し、目覚ましい成果を上げています。業界や目的に応じて多様なアプローチが取られており、それぞれ独自の工夫を凝らした事例が注目を集めているのです。
以下、特に話題となった代表的な5つの事例をご紹介しましょう。
Salesforce Live:Japan（株式会社セールスフォース・ジャパン）
世界最大級のCRMプラットフォーマーであるセールスフォースが開催する大規模バーチャルカンファレンスです。従来のリアルイベント「Salesforce World Tour Tokyo」をデジタル化し、全国の参加者に最新のクラウドソリューションを紹介しています。
特徴的なのは、インタラクティブなセッション構成と充実したネットワーキング機能でしょう。参加者は興味のあるトラック（分野別セッション）を自由に選択でき、リアルタイムでの質疑応答も活発に行われます。
また、バーチャル展示ブースでは製品デモンストレーションや個別相談が可能となっており、「まるで実際の展示会にいるような感覚」を提供しているのです。DX推進を検討する企業にとって、貴重な情報収集の場として機能しています。
参考：Salesforce Live: Japan – 人と人をつなぐバーチャルカンファレンス｜セールスフォース・ジャパン
バーチャル駅伝（株式会社アシックス）
スポーツ用品メーカーのアシックスが展開する革新的なランニングイベントです。参加者は専用アプリを通じて自分のランニングデータを記録し、チームメンバーと協力してバーチャル上でタスキをつなぐ仕組みとなっています。
コロナ禍で多くのマラソン大会が中止される中、ランナーのモチベーション維持とコミュニティ形成を目的として企画されました。地理的制約を超えて全国のランナーが参加でき、新たなスポーツ体験を創出しています。
GPS機能と連動したリアルタイム順位表示や、SNS連携による応援機能など、デジタル技術をフル活用した設計が印象的です。「走る楽しさを再発見できる」といった参加者の声も多数寄せられており、ブランドエンゲージメント向上にも寄与しているでしょう。
参考：バーチャル駅伝レース「ASICS World Ekiden 2022」を開催｜株式会社アシックス
就活メタバース（ポート株式会社）
就職活動支援サービスを展開するポート株式会社が手がける、次世代の採用イベントプラットフォームです。学生と企業がアバターを通じて交流し、従来の合同説明会では実現困難だった自然なコミュニケーションを可能にしています。
仮想空間内には企業ブースが設置され、学生は自由に訪問して担当者と対話できます。緊張しがちな就活生も、アバターを介することでリラックスした状態で企業理解を深められるのが大きなメリットでしょう。
さらに、参加履歴やエンゲージメントデータの蓄積により、学生の興味関心に基づいたマッチング精度向上も実現。「ゲーム感覚で就活に取り組める」という新しい体験価値を提供し、Z世代の採用活動に新風を吹き込んでいます。
NISSAN e-POWER（日産自動車株式会社）
自動車メーカーの日産が展開する、VR技術を活用した次世代車両体験イベントです。参加者はVRヘッドセットを装着し、バーチャル空間内で最新のe-POWER搭載車両を体感できます。
実車の試乗では体験困難な高速道路での走行感覚や、エンジン音の違いなどを安全な環境で確認可能です。「まるで実際に運転しているかのような臨場感」を提供し、商品理解の促進に大きく貢献しています。
また、全国の販売店舗に設置されたVR設備を通じて、遠隔地からでも統一された体験を提供。販売スタッフの説明スキルに依存しない、標準化された商品紹介を実現しているのです。デジタル技術と自動車産業の融合を象徴する先進的な取り組みといえるでしょう。
Kizuna AI メタバースライブ（VTuber×機動都市X）
バーチャルYouTuberの先駆者である「Kizuna AI」が出演したメタバース空間でのライブイベントです。ゲーム「機動都市X」の世界観を活用し、参加者がアバターとなって仮想ライブ会場に集結しました。
従来のオンラインライブ配信とは異なり、参加者同士の交流やリアクション共有が可能となっており、「一体感のあるライブ体験」を実現しています。チャット機能やバーチャルペンライト機能など、エンタメイベントならではの演出も充実。
特にVTuberファンやゲームユーザーからは「新しい娯楽体験の形」として高く評価されました。エンターテインメント業界におけるメタバース活用の可能性を示す象徴的な事例として、多方面から注目を集めたのです。
参考：Kizuna AI初のゲーム内メタバースライブが機動都市Xにて開催｜PRTimes
バーチャルイベント開催のやり方
成功するバーチャルイベントの実現には、体系的なアプローチが不可欠です。計画段階から当日運営まで、それぞれのフェーズで押さえるべきポイントがあります。
以下、具体的な5つのステップに沿って詳しく解説していきましょう。
1. 目的とゴールを設定する
まず最初に「なぜバーチャルイベントを開催するのか」を明確化することが重要です。リード獲得、ブランド認知度向上、既存顧客との関係深化など、具体的な目的を定義しなければ適切な戦略を立てられません。
目的が決まったら、測定可能な数値目標を設定しましょう。参加者数、参加時間、資料ダウンロード数、アンケート回答率といったKPIを事前に決めておけば、イベント後の効果検証がスムーズになります。
また、ターゲット層の詳細なペルソナ設定も欠かせません。「30代のIT担当者」よりも「従業員300名規模の製造業でDX推進を担当する30代男性」といった具体像を描くことで、刺さるコンテンツ設計が可能となるのです。予算や開催時期、想定参加者数なども併せて決定しておきましょう。
2. 企画とコンテンツを固める
設定した目的とターゲットに基づいて、魅力的な企画を練り上げます。単なる情報提供に終わらず、参加者にとって「参加する価値がある」と感じられるコンテンツ構成を心がけることが肝心です。
講演内容やプレゼンテーション資料はもちろん、参加者との双方向コミュニケーションを促進する仕掛けも重要でしょう。Q&Aセッション、チャット機能活用、アンケート実施など、エンゲージメントを高める要素を盛り込みます。
さらに、アフターフォローの設計も忘れてはいけません。参加者限定の資料提供や個別相談会の案内など、イベント終了後も関係を継続する施策を準備しておくのです。録画配信やアーカイブ提供についても、事前に方針を決定しておく必要があります。
3. プラットフォームを選定する
イベントの規模と目的に応じて、最適なプラットフォームを選択します。参加者数、必要機能、予算、技術サポート体制などを総合的に検討することが重要です。
小規模なセミナーならZoomやMicrosoft Teams、大規模カンファレンスならEventInやRemoといった専用プラットフォームが適しているでしょう。また、録画機能やチャット機能、画面共有、ブレイクアウトルーム機能など、企画に必要な機能が備わっているかの確認も欠かせません。
事前にテスト配信を実施し、音質や画質、接続安定性を検証することも重要です。「本番でトラブルが発生して台無しに」といった事態を避けるため、バックアップ環境の準備も併せて行いましょう。複数の配信方法を用意しておけば、不測の事態にも対応できます。
4. 集客と事前準備を行う
効果的な集客施策の展開により、ターゲット層に確実にリーチします。既存の顧客リストへのメール配信に加え、SNS広告やウェブサイトでの告知、関連媒体への記事掲載など多角的なアプローチを取りましょう。
参加登録フォームでは、必要最小限の情報のみを求めることがポイントです。入力項目が多すぎると途中離脱率が高くなり、せっかくの見込み客を逃してしまいます。氏名、メールアドレス、会社名程度に留めるのが得策でしょう。
また、参加者への事前連絡も丁寧に行います。接続方法や当日のスケジュール、準備物があれば明記した案内メールを送信。リマインドメールも開催前日と当日朝に配信し、参加率向上を図るのです。運営スタッフへの役割分担と当日の進行シナリオ作成も忘れずに行いましょう。
5. 当日の運営と配信
いよいよ本番です。開始30分前にはスタッフが集合し、機材の最終チェックと進行確認を実施します。「段取り八分」という言葉の通り、事前準備の質が当日の成功を左右するでしょう。
配信中は参加者の反応を常にモニタリングし、必要に応じてフォローを行います。チャットでの質問には迅速に回答し、技術的なトラブルが発生した場合は冷静に対処。予備のスタッフを配置しておけば、メイン進行者が集中して本来の役割に専念できます。
終了後は速やかにアンケートを実施し、参加者の生の声を収集することが重要です。また、参加者データや視聴時間、エンゲージメント指標などを分析し、次回開催に向けた改善点を洗い出しましょう。お礼メールと併せて関連資料を提供すれば、継続的な関係構築にもつながるのです。
バーチャルイベントの費用相場
バーチャルイベントの開催費用は、規模や内容によって大きく変動します。しかし、リアルイベントと比較すれば大幅なコスト削減が可能になります。
主な費用項目は企画制作費、プラットフォーム利用料、運営人件費の3つに大別されます。
企画・コンテンツ制作費
イベント全体の企画立案から具体的なコンテンツ作成まで、クリエイティブな部分にかかる費用です。外部の制作会社に依頼する場合、小規模なウェビナーで10万円〜30万円、大規模カンファレンスでは100万円〜300万円程度が相場となります。
内製化すれば費用は大幅に抑えられますが、専門知識を持つスタッフの確保が課題となるでしょう。プレゼンテーション資料の作成や動画編集、グラフィックデザインなど、多岐にわたるスキルが必要になります。
特に3Dバーチャル空間を活用する場合は、専門的な制作技術が求められるため費用も高額になりがちです。「まるで映画のセットのような」クオリティを追求するなら、相応の投資が必要となるのです。一方で、シンプルなウェビナー形式なら既存の社内リソースでも十分対応可能でしょう。
ツール・プラットフォーム利用料
使用するプラットフォームによって料金体系は大きく異なります。例えばZoomウェビナーの場合、参加者規模に応じたプランを契約する必要があり、月額1万円程度から利用可能です。参加者数に応じて段階的に料金が上がる仕組みとなっています。
専門的なバーチャルイベントプラットフォームの場合、初期費用として数十万円、月額利用料として10万円〜50万円程度を見込んでおく必要があります。EventInやRemoといった高機能プラットフォームでは、カスタマイズ性と引き換えに相応の費用が発生するでしょう。
また、同時接続数やストレージ容量によって追加料金が発生するケースも多いため、事前に参加者数を正確に見積もることが重要です。「思ったより参加者が多くて予算オーバー」といった事態を避けるため、柔軟な料金プランを提供するサービスを選ぶのが賢明といえます。
配信・運営人件費
当日の配信技術者や進行管理スタッフの人件費も重要な費用項目です。社内スタッフで対応すれば直接的な出費は発生しませんが、本来業務への影響を考慮する必要があります。
外部の運営会社に委託する場合、小規模イベントで5万円〜15万円、大規模イベントでは30万円〜100万円程度が相場でしょう。配信技術者、司会進行、チャット対応、トラブルシューティングなど、複数の専門スタッフが必要になります。
特に初回開催時は「何が起こるかわからない」不安もあるため、経験豊富な外部スタッフの活用を検討する価値があるでしょう。リハーサルや事前準備も含めた総合的なサポートを受けられれば、安心してイベント運営に集中できます。継続開催を前提とするなら、段階的に内製化を進めることでコスト最適化も図れるのです。
バーチャルイベントに関するよくある質問
Q1. バーチャルイベント開催に必要な機材は何ですか？
基本的な配信であれば、パソコンとウェブカメラ、マイクがあれば十分です。多くのノートパソコンには内蔵カメラとマイクが搭載されているため、追加投資なしでも始められるでしょう。
ただし、より高品質な配信を目指すなら専用機材の導入をおすすめします。外付けウェブカメラ（Logicool C920など）で映像品質が向上し、USB接続のマイク（Audio-Technica AT2020USB+など）で音声もクリアになるのです。
照明機材も重要な要素となります。「顔が暗くて表情が見えない」といった問題を解決するため、リングライトやソフトボックスの活用も検討しましょう。大規模イベントの場合は、配信用PCとは別に、チャット監視や技術管理専用の端末も用意することが望ましいといえます。
Q2. 初めてでも開催できますか？
もちろん可能です。多くのプラットフォームが初心者向けのサポート体制を整えており、マニュアルやチュートリアル動画も充実しています。まずは小規模なテスト配信から始めることをおすすめします。
成功のカギは事前準備にあるでしょう。進行台本の作成、技術的なトラブル対応の準備、参加者への案内方法など、一つひとつ丁寧に計画を立てることが重要です。
また、外部の運営会社に一部業務を委託することも有効な選択肢となります。「餅は餅屋」の考え方で、技術的な部分はプロに任せ、コンテンツ作成に集中するという分業体制も検討してみてください。初回は学習機会と捉え、次回以降の内製化に向けた準備期間として活用するのが賢明でしょう。
Q3. 集客はどのように行いますか？
既存顧客リストへのメール配信が最も効果的な手法です。過去のイベント参加者や商談履歴のある企業に対して、個別性の高い案内メールを送付することで高い参加率を期待できます。
SNS広告やGoogle広告を活用した新規顧客開拓も重要な施策です。LinkedInやMeta広告では、業界や職種といった詳細なターゲティングが可能です。「ピンポイントで理想的な参加者にリーチできる」のがデジタル広告の大きなメリットといえます。
さらに、業界メディアへのプレスリリース配信や、関連するオンラインコミュニティでの告知も効果的です。ウェビナー告知サイトへの掲載や、パートナー企業との相互協力による集客力向上も図れるでしょう。多角的なアプローチにより、幅広い層からの参加を促進できます。
Q4. 開催にはどのくらいの準備期間が必要ですか？
イベント規模によって大きく異なりますが、小規模なウェビナーなら2週間程度、大規模カンファレンスでは2〜3ヶ月の準備期間を確保することが理想的です。急ぎの場合でも最低1週間は必要でしょう。
企画立案からコンテンツ制作、集客活動まで多くの工程があるため、余裕を持ったスケジュール設計が成功の前提条件となります。特に外部スピーカーへの依頼や、複雑な技術要件がある場合は追加の時間が必要です。
また、リハーサルや事前テストの時間も重要な要素でしょう。「ぶっつけ本番で大失敗」というリスクを避けるため、本番と同じ環境での予行演習を必ず実施してください。参加者への案内メールも段階的に配信し、確実な情報伝達を心がけることが大切です。
Q5. リアルイベントとのハイブリッド開催は可能ですか？
技術的には十分実現可能で、多くの企業が採用している手法です。会場参加者とオンライン参加者の両方に配慮した進行設計が求められますが、より多くの人にリーチできる利点があります。
ただし、運営の複雑さは格段に増加するでしょう。会場の音響設備との連携、カメラアングルの調整、チャット対応とリアル質疑応答の両立など、多くの技術的課題をクリアする必要があります。
成功のポイントは、それぞれの参加形態に最適化されたコンテンツ設計です。「リアル参加者もオンライン参加者も同じように楽しめる」工夫を凝らすことで、ハイブリッド開催の真価を発揮できるのです。初回は運営会社との協力体制を構築し、ノウハウを蓄積することをおすすめします。
まとめ：バーチャルイベントでビジネスを加速させよう
バーチャルイベントは従来のリアルイベントの制約を超え、コスト削減と集客力拡大を同時に実現する革新的な手法です。適切な企画設計とプラットフォーム選定により、企業は効果的な顧客接点を創出できるでしょう。特に昨今では、VTuberやアバターを活用したエンターテインメント性の高いイベントが注目を集めており、従来のBtoBイベントにも新たな可能性をもたらしています。
こうした最新のデジタル技術を活用したイベント企画において、豊富な実績を持つデジタルギアでは、バーチャルイベントの企画から運営まで包括的にサポートしています。バーチャルイベントの開催を検討されている企業担当者の方は、ぜひ一度デジタルギアへご相談ください。
